Значение термина делегирование, думаю понятно всем. Поэтому не будем на нем останавливаться, а перейдем сразу к сути. Напоминаю, что данный блог предназначен для владельцев малого бизнеса. Поэтому и рассматривать процесс делегирования будем с точки зрения владельца малого бизнеса, в котором собственник, зачастую, делает практически все. А именно — делегирование задач в малом бизнесе.
Способы делегирования
Прежде чем приступить к делегированию, давайте разберемся, что именно вы хотите делегировать? Полномочия или поручения? Разовые задачи или часто повторяющиеся? Процесс или отдельный элемент процесса? Именно от вашей цели и будет зависеть, каким способом вы будете что-либо передавать (делегировать), какую схему делегирования использовать.
Сегодня поговорим о делегировании разовых задач, отдельных поручений.
Какие задачи можно делегировать?
- Отослать письма, отчеты контрагентам и контролирующим инстанциям по почте;
- подготовить коммерческое предложение;
- осуществить «обзвон» клиентской базы;
- собрать контакты потенциальных клиентов из разовых источников;
- написать статью для сайта;
- сделать подборку фотографий для контента;
- промониторить цены конкурентов;
- Этот список можно продолжать бесконечно. Потому, что делегировать можно очень многое. Практически все!
Схема делегирования разовых задач
Для того, чтобы делегированное задание было выполнено правильно и в нужный срок, стоит придерживаться следующей схемы.
- Обозначаем для себя, что требуется сделать, какой результат нужен, какое качество вас устроит, а самое главное – срок.
Удивительно, но факт — мы часто сами не знаем, чего хотим: «Составь им коммерческое предложение, когда время будет».
Какая у вас была задача? Для чего вы составляли коммерческое предложение? Допустим хотели привлечь нового партнера.
Так вот не будет у вас этого партнёра (если сами им не займётесь). Потому что у вашего сотрудника: времени не нашлось, чем привлечь – ему не понятно. Отправить КП, получить ответ и начать с ним работать — задания вообще не было! Суть улавливаете?
- Выбираем исполнителя. Часто выбор исполнителя падает на тех, кто:
— лучше всего справляется с любыми вашими поручениями – ваша правая рука;
— первый под руку попался;
— меньше «стоит» и т.д.
На самом деле делегировать поручение стоит тому, кто лучше всего с этой задачей справится, при этом у него должны быть все ресурсы-наличие времени, соответствующие знания, навыки и пр.
- Снабжаем всеми недостающими ресурсами.
Вы об этом можете даже не задумываться, но у вашего сотрудника банально может не быть денег на проезд, чтобы отвезти отчет в налоговую (отправлять в рейс машину без топлива…, ну в общем, вы поняли…)
- Максимально точно даём задание (пункт 1 в помощь: что, когда, как…)
- Убеждаемся, что задача понятна!
Не словами: «Все понял?», а конкретикой – что надо сделать? Как?…
Вот в общем-то и все!!!
Хотя нет, стоит отметить еще два важных момента:
— Всегда проверяем исполнение! Иначе, не будут ваши помощники, качественно выполнять поручения.
— Если задача периодически повторяется – снимаем с себя объяснительный процесс(!) — пишем инструкцию!
В следующей статье расскажу о том, как делегировать часто повторяющиеся задачи.
